Dokumentacja pracownicza od 2019 r.

Opublikowane przez Redakcja SOD w dniu

Nowy rok i czekają nas zmiany. Czy będą to zmiany na lepsze? Po nowelizacji ustawy pracodawca będzie miał możliwość wyboru pomiędzy archiwizacją dokumentów w postaci papierowej a cyfrowej. Dodatkowo, skróci się czas przechowywania dokumentów pracownika. Poniżej szczegóły nadchodzących zmian.

Od 1 stycznia, 2019 r. następują zmiany – pracodawcy będą przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat, a nie tak, jak to było do tej pory – 50 lat. Czas ten liczy się od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Kogo będą obowiązywać zmiany?

Dotyczyć to będzie wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat. Wyjątkiem będzie złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych.

Akta osobowe w formie elektronicznej

Obecnie pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. będzie mógł wybrać dogodną dla siebie formę, tzn. papierową lub elektroniczną. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem tego pracownika.

Przekazanie dokumentacji pracownikowi

Ponadto, od 1 stycznia 2019 r. w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie musiał wydać pracownikowi (w postaci papierowej lub elektronicznej) informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Oto nowości!

Jeśli są jakieś wątpliwości albo macie pytanie, piszcie!


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *